دبیرخانه قلب تپنده شهرداری و واحد کاربردی و تأثیرگذار در آسان سازی مکاتبات اداری

به گزارش روابط عمومی شهرداری منطقه دو ساری ؛ روح اله عابدینی سرپرست واحد دبیرخانه منطقه طی گفتگویی بیان داشت : هیچ گونه نامه ای در نهاد ها و ادارات بدون ثبت در دبیرخانه جنبه سند اداری پیدا نمی کند و این به معنای اهمیت بالایی واحد دبیرخانه در ادارات و به ویژه شهرداری می باشد . به بیانی دیگر ، دبیرخانه شهرداری را می توان واحدی برشمرد که وظایف ثبت و بایگانی نامه های اداری ، گردش کار ، مکاتبات اداری و همچنین نظارت بر حسن گردش نامه هایی که در شهرداری وارد و صادر می شود را بر عهده دارد.

وی در خصوص نوع مکاتبات و مراسلات صورت گرفته در شهرداری منطقه گفت : دبیرخانه منطقه به صورت سنتی - الکترونیکی عمل می کند و به همین منظور تقویت سیستم اتوماسیون اداری در این راستا کمک شایانی به ارتقا سطح عملکرد واحد دبیرخانه می نماید.

عابدینی در مورد این سوال که حذف نامه های فیزیکی و به کارگیری از اتوماسیون اداری تا چه اندازه در پیشبرد عملکرد واحد دبیرخانه منطقه تأثیر گذار است ، افزود : حذف نامه های اداری و بکارگیری سیستم اتوماسیون موجب افزایش سرعت عملکرد در چرخه سیستم اداری و صرفه جویی در زمان می گردد و این امر به نوبه خود نیز ، سرعت اطلاع رسانی به ارباب رجوع را افزایش می دهد.

سرپرست دبیرخانه منطقه عنوان کرد : واحد دبیرخانه به علت ارتباط مستقیم با ارباب رجوع از واحد هایی محسوب می شود که حسن برخورد و تکریم ارباب رجوع در آن بسیار حائز اهمیت می باشد لذا دبیرخانه منطقه دو اهدافی نظیر رسیدگی هر چه سریعتر به نامه های ارباب رجوع ، راهنمایی مناسب در مسیر دریافت صحیح پاسخ استعلامات از ثبت نامه تا جوابیه و پیگیری به درخواست های گذشته ارباب رجوع را در دستور کار خود دارد.

عابدینی در انتها بر این نکته اشاره داشت : با بکارگیری از سیستم های مدرن کامپیوتری ، تقویت سرعت داده سیستم اتوماسیون یکپارچه و همچنین تشویق کارکنان به منظور افزایش بهره وری و کارآیی آنان می توان در ارتقا سطح عملکرد دبیرخانه منطقه گام موثری برداشت.